FleetFlow

FleetFlow ist die professionelle Fuhrparkmanagement-Lösung für Unternehmen, die ihre Fahrzeuge, Fahrer und Reservierungen zentral und auditfähig organisieren wollen — egal ob fünf Pool-Wagen oder fünfhundert Servicefahrzeuge. Hosted in Germany, DSGVO-konform, ohne Tracking-SDKs. Mit der nativen iOS-App haben Sie Ihre Flotte aus der Hosentasche im Griff.

WAS FLEETFLOW KANN

Fahrzeuge im Detail

• Stammdaten: Kennzeichen, FIN, Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Kraftstoff, Kilometerstand
• Technische Spezifikationen: Hubraum, Leistung, Achsen, Gewichtsklasse
• Verträge: Anschaffung, Finanzierung, Leasing, Versicherung — mit Police-Nummer und Ablauf
• Dokumente: Fahrzeugschein, Versicherungsnachweis, HU/AU-Bescheinigung als PDF oder Foto
• Bilder: Außen-, Innen- und Schadenaufnahmen direkt aus der Kamera

Fahrer & Führerscheine

• Stammdaten inklusive Personalnummer, Abteilung und Fahrzeugzuordnung
• Führerschein-Klassen mit Ablaufdatum-Tracking
• Dokumenten-Upload: Führerschein-Scan, ärztliche Atteste, Schulungs-Zertifikate
• Erinnerung bei ablaufender Fahrerlaubnis

Reservierungen ohne Konflikte

• Kalender-, Listen- und Agenda-Ansicht
• Automatische Konflikt-Erkennung — kein Doppelblockieren
• Optional Outlook-Synchronisation (Microsoft 365)
• Push-Benachrichtigung bei Anfragen, Genehmigungen und Erinnerungen

Wartung & Compliance

• Wartungs-Historie pro Fahrzeug
• Bevorstehende Inspektions- und HU/AU-Termine im Dashboard
• Push-Erinnerung Tage vor Fälligkeit
• Werkstatt-Kosten und Kilometerstände dokumentiert

Tankbelege & Kosten

• Belegfoto direkt mit der Smartphone-Kamera erfassen
• Datum, Menge, Preis pro Liter, Tankstelle, Kilometerstand
• Auswertung pro Fahrzeug, Fahrer und Abteilung

Schäden, Bußgelder, Reports

• Schadensmeldung mit Aktenzeichen und Beteiligten
• Bußgeldbescheide inklusive Punkte-Tracking
• Vorfall-Reports mit Foto-Anhängen vom Außendienst

EXTRA FÜRS HANDY

• Native iOS-App — schnelle Starts, kein Browser-Umweg
• Push-Benachrichtigungen für Wartungen, Reservierungen, Genehmigungen
• Tankbeleg-Foto mit einem Tap aus der App
• Hell- und Dunkel-Modus, automatisch der System-Einstellung folgend
• 2-Faktor-Login (TOTP) für sichere Anmeldungen

FÜR WEN FLEETFLOW GEMACHT IST Flotten- und Fuhrparkmanager, Logistikunternehmen mit zentraler Disposition, Außendienst-Teams in Pflege und Service, Hausverwaltungen mit Pool-Fahrzeugen, Kommunen mit Bauhof- und Dienstwagen-Pools, Bauunternehmen mit Maschinenfuhrpark, Energieversorger mit Service-Flotten — überall dort, wo mehrere Fahrzeuge zentral koordiniert und auditfähig dokumentiert werden müssen.

INTEGRATIONEN, DIE ARBEIT SPAREN

• Microsoft 365 / Outlook — Reservierungen erscheinen direkt im Outlook-Kalender des Teams
• PeopleFlow HR — Mitarbeiter-Stammdaten als Fahrer importieren, automatisch synchronisiert
• SMTP — Benachrichtigungen über die eigene E-Mail-Infrastruktur

ROLLEN Vier Rollen ab Werk: Admin (Vollzugriff), Manager (Fahrzeug- und Fahrer-Verwaltung, Reservierungs-Genehmigung), User (Reservierungen, eigene Fahrten) und Driver (persönliches Fahrer-Portal).

AUDIT-TRAIL UND COMPLIANCE Jede Datenänderung wird mit Nutzer, Zeitstempel und Inhalt protokolliert. Halterhaftung nach §31a StVZO, Führerscheinkontrolle nach §21 StVG und steuerliche Belegführung nach §147 AO sind abgedeckt. Mandantenfähige Architektur mit strikter Datentrennung pro Workspace.

DATENSCHUTZ ERNST GEMEINT Server in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive, TLS-Verschlüsselung und verschlüsselte Backups, keine Werbe-Tracker, keine Analytics-SDKs Dritter. Ihre Flottendaten verlassen Europa nicht.

DESIGN UND BEDIENUNG Aufgeräumte Oberfläche im iOS-Look, große Touch-Ziele für die Bedienung mit Handschuhen im Außendienst, schnelle Suche über alle Fahrzeuge, Fahrer und Reservierungen.

JETZT STARTEN Account anlegen, Fahrzeuge importieren, Fahrer einladen — und Ihr Fuhrpark läuft. Ein kostenloser Test-Workspace ist im Web verfügbar; die iOS-App meldet Sie an Ihrem Workspace an.