Aktenverwaltung

Alles, was zu einem Vorgang gehört. An einem Ort.

Manche Dinge lassen sich nicht in einer einzelnen Notiz festhalten. Ein Vorgang besteht aus Dokumenten, Briefen, Fristen, Telefonaten, Aufgaben und Anlagen. Aktenverwaltung gibt all dem eine Heimat – strukturiert, durchdacht und immer griffbereit.

AKTEN, DIE WIRKLICH FUNKTIONIEREN

Erstelle Akten mit Aktenzeichen, Kategorie, Priorität und Status. Erfasse Kontaktinformationen und Anschriften direkt in der Akte. Füge Beschreibungen und Notizen hinzu. Aktenzeichen lassen sich dabei ganz nach deinen Vorstellungen vergeben – mit eigenem Präfix oder automatisch erstellt. Und was besonders wichtig ist, pinnst du einfach an: Angepinnte Akten bleiben dauerhaft oben, auch bei aktiven Filtern.

PROFILE FÜR DIE MENSCHEN HINTER DEN AKTEN

Lege Personen mit Foto, Name, Adresse, Telefonnummer, Beschreibung und optionaler Unterschrift an. Ordne Akten einzelnen Profilen zu und filtere bequem nach ihnen. Beim Öffnen eines Profils erscheinen alle Informationen samt verknüpfter Akten – jederzeit direkt bearbeitbar.

DOKUMENTE UND DATEIEN ZENTRAL ABLEGEN

Fotos, Videos, Nachweise, Schreiben – lade beliebige Dateien direkt in eine Akte. Unterlagen lassen sich auch unmittelbar in der App einscannen, ganz ohne Umweg über andere Apps. Keine losen Anhänge mehr: Jede Anlage bleibt genau dort, wo sie hingehört.

EINE DOKUMENTENANALYSE, DIE MITDENKT

Die KI-gestützte Dokumentenanalyse erkennt PDFs, Scans, Briefe und Anhänge zuverlässig, wertet sie schnell aus und ordnet sie präzise zu. Relevante Inhalte landen so wie von selbst in den passenden Feldern.

BRIEFE VERFASSEN. DIREKT ALS PDF.

Erstelle Schreiben direkt in der App – Kontakt- und Aktendaten werden automatisch übernommen. PDF-Briefe lassen sich umfangreich gestalten: Briefaufbau, optionale Felder, Faltlinien, ein eigenes Logo und mehr passen sich deinen Anforderungen an. Eine persönliche Unterschrift wird per Finger eingezeichnet und optional eingefügt. Die neue PDF-Vorschau zeigt jederzeit, wie das fertige Schreiben aussieht.

KOMMUNIKATION LÜCKENLOS DOKUMENTIEREN

Telefonate, persönliche Gespräche, E-Mails, Rückmeldungen – alles wird direkt in der Akte festgehalten. E-Mails lassen sich dabei direkt in der App verfassen und strukturiert weiterverwenden. Wer hat wann was gesagt? Auch bei langen Vorgängen bleibt der gesamte Verlauf nachvollziehbar.

AUFGABEN UND FRISTEN. NIE WIEDER VERGESSEN.

Lege Aufgaben mit Fälligkeiten direkt innerhalb einer Akte an. Offene, geplante und erledigte Aufgaben sind klar voneinander getrennt. Auf einen Blick erkennst du, was noch aussteht – und was bereits erledigt ist.

DER SCHNELLE ÜBERBLICK. JEDEN TAG.

Die Startübersicht zeigt wichtige Kennzahlen und zuletzt bearbeitete Akten. Über Bereiche wie Eingang, Ausgang, Aufgaben, Archiv und Suche findest du schnell, was du gerade brauchst. Die App ist auf Effizienz ausgelegt – nicht auf Komplexität.

AKTEN EXPORTIEREN UND TEILEN

Exportiere komplette Akten mit allen zugehörigen Daten und importiere sie bei Bedarf wieder. So lassen sich Vorgänge sichern, archivieren oder weitergeben – als zusammenhängende Einheit, nicht als lose Dateiensammlung.

ANPASSBAR AN DEINE ARBEITSWEISE

Vorlagen, Bestätigungsoptionen, Arbeitsraum-Einstellungen – passe Aktenverwaltung an wiederkehrende Abläufe an. Die App gibt es jetzt auf Deutsch, Englisch und Niederländisch und fügt sich in deine Arbeitsweise ein, nicht umgekehrt.

AKTENVERWALTUNG EIGNET SICH FÜR:

Selbstständige und Freiberufler · Büro- und Verwaltungsarbeit · Kunden- und Projektverwaltung · Behördenkontakte und Korrespondenz · Private Organisation komplexer Vorgänge · Alle, die mehr brauchen als einen einfachen Dateiordner

Wenn ein Vorgang mehr ist als eine einzelne Datei, braucht er mehr als eine einfache App.

Aktenverwaltung ist genau das: eine digitale Aktenstruktur, die mit jedem Vorgang mitdenkt.