Keybuki Digitale Personalakte

Keybuki DPA ist die digitale Personalakte für kleine und mittelständische Unternehmen. Verwalten Sie alle Mitarbeiterdokumente sicher und übersichtlich an einem Ort – von Arbeitsverträgen über Krankmeldungen bis hin zu Zeugnissen und Gehaltsabrechnungen.

IHRE VORTEILE:

Alle Dokumente an einem Ort Laden Sie Arbeitsverträge, Krankmeldungen, Zeugnisse und weitere Dokumente einfach per Drag & Drop oder Kamera hoch. Die intelligente Dokumentenerkennung ordnet Dateien automatisch dem richtigen Mitarbeiter und Dokumenttyp zu.

Automatische Stammdaten-Extraktion Laden Sie ein Personalstammblatt hoch und die wichtigsten Mitarbeiterdaten werden automatisch erkannt und eingetragen – Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und mehr.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Behalten Sie den Überblick über alle gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Keybuki erinnert Sie rechtzeitig, wenn Dokumente ablaufen oder gelöscht werden müssen – vollständig DSGVO-konform.

Kalender-Integration Synchronisieren Sie Dokumentenfristen, Geburtstage und Jubiläen direkt in Ihren Kalender – Apple Kalender, Google Calendar und Outlook werden unterstützt.

Sicher und verschlüsselt Alle Daten werden auf deutschen Servern gespeichert und verschlüsselt übertragen. SHA-256 Integritätsprüfung stellt sicher, dass kein Dokument unbemerkt verändert werden kann. Tägliche verschlüsselte Backups auf georedundanten Speichern sorgen für maximale Datensicherheit.

Teamarbeit leicht gemacht Laden Sie bis zu drei HR-Verantwortliche ein, die gemeinsam auf die Personalakten zugreifen können. Geben Sie Mitarbeitern temporären Zugang zu ihrer eigenen Akte – per E-Mail mit einem Klick.

Lückenloser Audit-Trail Jeder Zugriff, jede Änderung und jeder Download wird protokolliert. Sie haben jederzeit den vollen Überblick, wer wann was gemacht hat – GoBD-konform.

CSV-Import Importieren Sie Ihre bestehenden Mitarbeiterdaten einfach per CSV-Datei. Der intelligente Import erkennt die Spalten automatisch und übernimmt alle Daten in Sekundenschnelle.

FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK:

• Digitale Personalakten mit Ordnerstruktur
• Dokumenten-Upload per Kamera oder Dateiauswahl
• Automatische Dokumenttyp-Erkennung per KI
• Stammdaten-Extraktion aus Personalstammblättern
• Versionierung von Dokumenten
• Aufbewahrungsfristen-Management
• Kalender-Integration (iCal)
• Benachrichtigungen bei auslaufenden Dokumenten
• Mitarbeiter-Zugang zur eigenen Akte
• CSV-Import und Datenexport
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Vollständiges Audit-Protokoll

SICHERHEIT:

• Deutsche Server (Hetzner, Standort Deutschland)
• TLS/HTTPS-Verschlüsselung
• AES-256 verschlüsselte Backups
• SHA-256 Dokumentenintegrität
• Mandantentrennung
• DSGVO-konform

Keybuki DPA wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Ihre Daten verlassen niemals die EU.

14 Tage kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich.