VAI-M: Phòng họp không giấy

VAI-M là nền tảng phòng họp không giấy hỗ trợ toàn diện quy trình họp thông minh: tạo biên bản họp, tóm tắt ý chính, giao việc, theo dõi tiến độ công việc và lưu trữ dữ liệu tập trung. Đây được xem là công cụ chiến lược giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tính năng toàn diện cho cuộc họp hiệu quả

• Tự động tạo biên bản cuộc họp: Tự động ghi âm và tạo biên bản theo form chuẩn, đảm bảo nội dung chính xác, đầy đủ và đồng bộ, không còn phụ thuộc vào ghi chép thủ công. • Tóm tắt nội dung thông minh: Hỗ trợ nắm nhanh các ý chính, các quyết định quan trọng và kế hoạch hành động mà không cần nghe lại toàn bộ cuộc họp. • Giao việc trực tiếp trong cuộc họp: Hỗ trợ xác định đầu việc, người phụ trách, yêu cầu công việc, deadline phát sinh sau cuộc họp. • Theo dõi tiến độ và nhắc việc chặt chẽ: Hỗ trợ quản lý, kiểm soát tiến độ công việc sau họp thông qua tự động nhắc nhở deadline, tích hợp với các hệ thống quản lý công việc khác của doanh nghiệp. • Số hóa tài liệu và lưu trữ an toàn: Toàn bộ tài liệu và lịch sử cuộc họp được số hoá và lưu trữ tập trung giúp việc tra cứu và đối soát dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Nhờ những tính năng này, mỗi cuộc họp không chỉ dừng lại ở việc thảo luận mà thực sự tạo ra giá trị và thúc đẩy sự bứt phá cho doanh nghiệp.

VAI-M hỗ trợ tăng tính bảo mật cho cuộc họp

• Lưu trữ đầy đủ và an toàn: Toàn bộ nội dung ghi âm cuộc họp được hệ thống lưu trữ một cách đầy đủ và an toàn trên nền tảng số. Điều này giúp tránh tình trạng thất lạc tài liệu hoặc làm lọt thông tin so với việc lưu trữ biên bản giấy hay các file ghi âm rời rạc trên thiết bị cá nhân.

• Kiểm soát truy cập tài liệu thông qua phân quyền: Bằng cách số hóa mọi tài liệu họp, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu tập trung, giúp việc kiểm soát quyền truy cập trở nên dễ dàng và chặt chẽ hơn.

• Hạn chế rủi ro từ yếu tố con người: Việc tự động tạo biên bản theo form chuẩn và ghi âm tự động giúp thông tin được đồng bộ, chính xác. Điều này giảm thiểu việc can thiệp thủ công vào nội dung, từ đó hạn chế sai lệch thông tin hoặc rò rỉ dữ liệu trong quá trình ghi chép và tổng hợp của thư ký.

VAI-M thay đổi văn hoá họp trong doanh nghiệp như thế nào

Giải pháp VAI-M giúp thay đổi văn hóa họp bằng cách chuyển đổi từ các cuộc họp mang tính hình thức, thiếu hiệu quả sang mô hình họp không giấy tờ, tự động hóa và tập trung vào kết quả thực tế. Dưới đây là những thay đổi cụ thể mà giải pháp này mang lại cho văn hóa họp của doanh nghiệp: • Từ "họp xong rồi để đó" sang "họp để tạo ra kết quả": Thay vì tình trạng các nội dung thảo luận bị quên lãng hoặc nhân viên không rõ trách nhiệm, VAI-M cho phép giao việc ngay trong cuộc họp với đầy đủ thông tin về người thực hiện và thời hạn hoàn thành. Hệ thống cũng theo dõi tiến độ và nhắc việc chặt chẽ, đảm bảo mọi quyết định đều được thực thi,. • Số hóa toàn bộ quy trình (Họp không giấy): Xóa bỏ văn hóa sử dụng tài liệu giấy cồng kềnh, VAI-M giúp số hóa toàn bộ tài liệu và quản lý phòng họp tập trung, giúp tránh trùng lịch và tiết kiệm chi phí in ấn. • Tự động hóa vai trò thư ký: Thay vì phụ thuộc vào việc ghi chép thủ công dễ sai sót và thiếu sót, giải pháp này đóng vai trò như một thư ký thông minh. VAI-M tự động ghi âm, lưu trữ an toàn và tạo biên bản cuộc họp theo form chuẩn một cách chính xác,. • Tối ưu hóa thời gian và sự tập trung: Với tính năng tóm tắt nội dung thông minh, người tham gia có thể nắm nhanh các ý chính và đưa ra quyết định quan trọng mà không cần tốn quá nhiều thời gian xem lại toàn bộ cuộc họp. VAI-M không chỉ là phần mềm họp không giấy tờ mà là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp thay đổi cách tổ chức và khai thác giá trị của các cuộc họp. Từ việc tự động tạo biên bản, tóm tắt nội dung, giao việc và theo dõi tiến độ, VAI-M giúp mỗi cuộc họp thực sự tạo ra kết quả cụ thể.